Întrucât funcționarii Serviciului Public Comunitar de Pașapoarte Bihor erau sufocați, la propriu, de 600.000 dosare, unele vechi și de trei decenii, acestea ocupând șase încăperi, prefectul județului a obținut schimbarea regulilor așa încât să nu mai fie păstrate decât cele cu o vechime de maximum 15 ani.
„Este un alt pas important pentru trecerea completă spre digitalizare”, spune prefectul Dumitru Țiplea, „fan” declarat al reducerii birocrației prin digitalizare.
Maximum 15 ani
Prefectura Bihor a anunțat joi că „termenul de păstrare a dosarelor din arhivele Serviciilor Publice Comunitare de Pașapoarte a fost semnificativ redus, de la termen nelimitat la un termen de 15 ani”, asta în condițiile în care SPCP Bihor nu mai avea spațiu pentru păstrarea dosarelor cu actele cetățenilor care au cerut de-a lungul timpului să li se elibereze documente de călătorie.
Concret, în urma unor demersuri făcute pe lângă Direcția Generală de Pașapoarte din cadrul Ministerului Afacerilor Interne de către prefectul de Bihor, Dumitru Țiplea, și de șefa SPCP Bihor, comisarul șef Claudia Varga, cadrul legal a fost modificat așa încât din totalul dosarelor să mai fie depozitate doar cele înregistrate din 2008 până în prezent, dar nu în sediul din strada Republicii al acestui Serviciu, ci la sucursala Arhivelor Naționale din strada Traian Blajovici..
„Se sufoca...”
„Arhiva Serviciului de Pașapoarte Bihor se sufoca sub presiunea dosarelor vechi, iar angajatii nu mai aveau efectiv spațiul necesar să își desfășoare munca. (...) Datorită noilor prevederi, spațiul necesar depozitării documentelor depuse de cetățeni va fi restrâns. Arhiva SPCP Bihor însumează cca. 660.000 de dosare, pentru a căror depozitare sunt necesare în prezent 6 încăperi, o parte dintre dosare fiind depozitate inclusiv în birourile angajaților”, a transmis prefectul Dumitru Țiplea.
Acesta afirmă că a depus „toate diligențele să înceapă o asanare a arhivelor vechi, care ocupau loc nejustificat”, „în paralel cu inițiativele de digitalizare”, iar schimbarea cadrului legal „este un alt pas important în trecerea completă spre digitalizare, care ne va permite să deservim cetățenii mult mai eficient”.
Sortare și distrugere
Potrivit Prefecturii, toate cele 600.000 dosare existente acum în arhiva SPCP Bihor vor fi analizate, iar cele mai vechi de 15 ani vor fi considerate „eligibile pentru casare”, adică pentru distrugere.
Excepție vor face „dosarele care conțin documente clasificate, documente emise anterior anului 1994, documente care suspendă dreptul la libera circulație a unei persoane și documente care nu au fost operate în calculator”, precizează comunicatul Prefecturii Bihor, care adaugă că „în prima etapă sunt verificate dosarele aferente anilor 1994 și 1995, adică 31.317 dosare”, acest proces urmând să fie finalizat până la jumătatea anului în curs.
Prefectura precizează, de asemenea, că începând cu anul 2010 documentele se scanează în format electronic și nu mai conțin documente clasificate, astfel că verificarea dosarelor de după acest an va fi „mult mai ușoară”.